Szafa pancerna na akta osobowe - FXMeble

Szafa pancerna na akta osobowe

Szafa pancerna na akta osobowe

Każda firma zatrudniająca pracowników prowadzi akta osobowe, które należy w odpowiedni sposób przechowywać, zabezpieczając je przed zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. Do tego zadania świetnie nadają się metalowe szafy pancerne. To trwałe i solidne meble, które będą dobrze służyć przez wiele lat. Co o przechowywaniu akt osobowych mówią przepisy oraz jaką szafę pancerną powinniśmy wybrać do naszej firmy?

Co to są akta osobowe?

Prowadzenie akt osobowych pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Wśród nich są dokumenty zawierające dane osobowe, dokumentacja związana z nawiązaniem stosunku pracy, opis zakresu obowiązków, pisma i certyfikaty poświadczające wykonywanie pracy w warunkach szczególnych oraz szereg innych dokumentów i oświadczeń potwierdzających ukończone szkolenia i zapoznanie się pracownika z regulaminami i przepisami. Dodatkowymi dokumentami są rejestry związane z ewidencją czasu pracy, wysokością wynagrodzenia oraz informacją podatkową. Od początku 2019 roku tego rodzaju dokumentację można prowadzić w formie elektronicznej lub papierowej. Zgodnie z przepisami pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze przez okres 10 lat.

Przepisy o przechowywaniu akt

Przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Zgodnie z nim pracodawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji papierowej, które zabezpieczą ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą, a także przed dostępem osób nieupoważnionych. Pomieszczenie, w którym przechowywana jest dokumentacja, powinno mieć zapewnioną odpowiednią wilgotność, temperaturę oraz być zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, zobowiązany jest stosować również przepisy wynikające z rozporządzenia RODO. Zgodnie z nim administrator ma obowiązek zastosowania odpowiednich środków technicznych i administracyjnych, zapewniających bezpieczeństwo dokumentom. To od niego jednak zależy, jakie środki bezpieczeństwa wdrożyć, by skutecznie zabezpieczyć dokumentację. Przepisy mówią o konieczności zapewnienia poufności, integralności i dostępności systemów przetwarzania danych. Nie istnieją natomiast konkretne regulacje precyzujące techniczne środki zabezpieczania papierowych danych osobowych ani wymogi, jakie powinny spełniać szafy do przechowywania akt. Praktyka określa jednak pewne standardy postępowania.

Dokumenty bezpieczne w szafach pancernych

Dokumenty przechowuje się zwykle w odpowiednio zabezpieczonych, zamykanych szafach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Doskonale nadają się do tego szafy pancerne, które są o wiele lepszym rozwiązaniem niż tradycyjna szafa biurowa z drewnianej płyty. Solidna konstrukcja oraz gruby metalowy korpus takiego mebla skutecznie chronią jej zawartość przed zniszczeniem. Zamykane na klucz lub inny rodzaj zamka drzwi gwarantują, że do przechowywanej w szafie dokumentacji nie dostaną się osoby postronne. Tego rodzaju wyposażenie jest standardowym wyposażeniem biur w wielu firmach prywatnych i publicznych instytucjach. Służą nie tylko przechowywaniu akt osobowych pracowników, ale doskonale chronią też inną ważną dokumentację oraz wartościowe przedmioty.

Rodzaje szaf pancernych

Decydując się na zakup szafy pancernej, zwróćmy uwagę na jakość i precyzję wykonania mebla. Ważne są także jego wymiary zewnętrze i wewnętrzne, które powinny być dostosowane do ograniczeń przestrzeni, w jakiej stanie szafa. Producenci oferują produkty posiadające różne klasy bezpieczeństwa. Im wyższa klasa danej szafy, tym większy poziom bezpieczeństwa zapewnia dany mebel. Szafy o najwyższej klasie bezpieczeństwa mają najgrubsze ściany, co oznacza, że zajmują też więcej miejsca w biurze lub archiwum, oferując przy tym relatywnie mniej miejsca w środku na dokumentację. Wyższa klasa bezpieczeństwa oznacza też zwykle wzrost ceny. Na rynku dostępne są też specjalne modele o podwyższonej odporności na ogień. Przy zakupie szafy zwróćmy uwagę, czy można przytwierdzić ją na stałe do ściany lub podłogi, co dodatkowo zabezpiecza jej zawartość przed kradzieżą. Warto również zastanowić się nad wyborem odpowiedniego systemu zamykającego szafę. Do wyboru mamy standardowy klucz, zamek elektroniczny sterowany kodem lub mniej dziś popularny tradycyjny szyfr.

Szafy pancerne to praktyczne wyposażenie większości firm. Doskonale sprawdzą się do przechowywania poufnej dokumentacji, cennych przedmiotów, a także akt osobowych pracowników. Dysponując tego rodzaju meblem możemy spełnić wszystkie wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ta strona wykorzystuje pliki cookie. Używamy informacji zapisanych za pomocą plików cookies m.in. w celach reklamowych, statystycznych. Korzystanie z naszej strony bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Zamknij